Norme svolgimento missioni
Il pagamento effettuato in contanti è rimborsabile ma sarà soggetto a tassazione.
Le voci di spesa che rientrano nella tracciabilità sono:
TAXI, NOLEGGIO AUTOMEZZI, PEDAGGI, VITTO, ALLOGGIO, TASSA DI SOGGIORNO
I documenti da allegare ai fini della tracciabilità possono essere:
ricevute bancomat o carte di debito
ricevute carte di credito
ricevute carte prepagate
bonifici bancari o postali
assegni bancari
assegni circolari
applicazioni di pagamento via smartphone collegate a un conto corrente
MAV
per i pedaggi è ammesso l'estratto del telepass.
Per il caricamento dei giustificativi si consiglia di fare un unico pdf che contengae sia il documento fiscale (scontrino "parlante", oppure fattura o ricevuta) e giustificativo della tracciabilità, questo per evitare di caricare due volte gli allegati.
In questo caso selezionare: GIUSTIFICATIVO CON TIPO PAGAMENTO.
Se si seleziona GIUSTIFICATIVO SENZA TIPO PAGAMENTO (significa che non è riportato sul documento il tipo di pagamento effettuato es. carta di credito, ecc.) è necessario aprire anche ATTESTAZIONE DI PAGAMENTO per poter inserire la tracciabilità.
N.B. se si omette quest'ultimo passaggio il sistema non permette di procedere.
- Per le spese non tracciabili (es. km auto propria, carburante auto DSTA) si procede come da prassi consolidata.
- Si ricorda inoltre che gli allegati (documento fiscale e tracciabilità) sono entrambi necessari per evitare che la missione sia sottoposta a tassazione: l’uno non sostituisce l'altro.
A) Si comunica che per i pernottamenti con Booking, Airbnb e VRBO o altre OTA, come giustificativo di spesa non viene più accettata la conferma di prenotazione, in quanto gli operatori economici sottostanti (alberghi, pensioni, B&B, CAV o LT) sono obbligati ad emettere regolare fattura o ricevuta fiscale (intestata all'interessato NON al Dipartimento).
Si raccomanda di segnalare all'operatore all'atto della richiesta del documento di annotare giorni di pernottamento, nominativo e importo.
B) Visto l'elevato numero di annullamento richieste rimborso missioni è necessario un controllo più approfondito da parte degli utenti. Gli "errori" più frequenti per cui vengono respinte riguardano:
- orari di inizio (00:00) e fine missione (23:59) lasciando quindi quello del sistema, si chiede in fase di richiesta di rimborso, di controllarlo in quanto il Regolamento prevede:
1. La durata della missione deve essere limitata al tempo strettamente necessario per l’esecuzione della prestazione di servizio, come previsto dal D.P.R. 3 agosto 1990, n.319 e s.m.i. (Appendice n. 1).
2. Ai fini del calcolo della durata della missione si considera il tempo compreso tra l’ora di partenza dalla sede di lavoro e l’ora di rientro nella predetta sede. E’ ammissibile la partenza o l’arrivo dal luogo di residenza solo se questa risultasse essere più vicina al luogo della missione e comunque quanto è economicamente più conveniente per l’Università.
- CONGR: manca l'attestato di partecipazione
- ALBER: per evitare richieste di integrazioni al documento rilasciato (scontrino elettronico) può essere richiesta al gestore l'emissione della fattura in cui vengono riportati esattamente date del pernottamento, nominativo e importo. DEVE essere intestata all'interessato NON al Dipartimento. Qualora si tratta di doppia o matrimoniale ma USO singola deve essere specificato.
- INKM2: se si tratta di missioni di più giorni i km devono essere divisi nelle rispettive date di percorrenza non devono essere attribuiti tutti ad un singolo giorno, così come le altre spese devono essere attribuite nelle rispettive date di sostenimento.
- il formato dei giustificativi SOLO ed esclusivamente PDF/A come già comunicato in precedenza, questo per rispettare la normativa AGID legata alla conservazione dei documenti.
- Se nel progetto ci sono VINCOLI devono essere segnalati nelle note nella richiesta di rimborso, indicando il numero corrispondente in modo che l'operatore possa imputare la spesa a quello, in caso contrario l'importo non verrà scalato e graverà sul "progetto padre"
In mancanza dei requisiti richiesti le missioni saranno obbligatoriamente respinte, comportando di conseguenza tempi più lunghi per la liquidazione.
Informo inoltre che prossimamente potreste ricevere una notifica da helpdesk missioni che riguarda l'avvenuta conservazione dei documenti (anche per le missioni liquidate lo scorso anno) significa che non è più obbligatoria la conservazione dei giustificativi cartacei conservati dal dipendente, come comunicato dal Direttore Generale in osservanza di quanto disposto dal legislatore in materia di innovazione e digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.
1. Il personale incaricato di effettuare una missione in Italia, ha facoltà di richiedere un’anticipazione di importo non superiore al 75% del costo presunto per viaggio, vitto e alloggio spettanti.
2. Per le missioni all’estero, i soggetti autorizzati ad effettuare la missione, con rimborso delle spese documentate, possono richiedere l’anticipazione di un importo non superiore alle spese alberghiere preventivate.
3. In caso di autorizzazione al trattamento alternativo di missione può essere richiesta l'anticipazione delle spese di viaggio e del 90 per cento della somma giornaliera spettante.
4. L’anticipazione delle spese di missione è concessa, su richiesta dell’interessato contestuale alla domanda di autorizzazione alla missione, ai soggetti di cui all’art. 3 con esclusione della categoria di cui alla lett. (h) dell’art. 3 co. 1.
5. L’eventuale richiesta di anticipazione potrà essere soddisfatta solo in presenza degli elementi utili per la sua quantificazione. La richiesta dovrà essere inoltrata all’Amministrazione con un anticipo non inferiore a 10 giorni lavorativi rispetto alla data di inizio della missione, salvo in casi eccezionali e di urgenza dimostrati.
6. In caso di mancata presentazione della documentazione relativa alla missione entro il 31 marzo dell’anno successivo al termine della missione stessa, l’Amministrazione recupera l'anticipo erogato sullo stipendio, sul compenso o sulla provvidenza in sede di prima erogazione utile.
7. È fatto divieto di concedere ulteriori anticipazioni al personale che non ottemperi alle disposizioni di cui ai precedenti commi fino a quando lo stesso non abbia provveduto a regolarizzare quanto dovuto.
8. L’anticipazione si configura come modalità alternativa e subordinata rispetto all’utilizzo della carta di credito elettronica di cui al successivo art. 17.