Norme svolgimento missioni

 A) Si comunica che per i pernottamenti con Booking,  Airbnb e VRBO o altre OTA, come giustificativo di spesa non viene più accettata la conferma di prenotazione, in quanto gli operatori economici sottostanti (alberghi, pensioni, B&B, CAV o LT) sono obbligati  ad emettere regolare fattura o ricevuta fiscale (intestata all'interessato NON al Dipartimento).
Si raccomanda di segnalare all'operatore all'atto della richiesta del documento di annotare giorni di pernottamento, nominativo e importo.

B) Visto l'elevato numero di annullamento richieste rimborso missioni è necessario un controllo più approfondito da parte degli utenti. Gli "errori" più frequenti per cui vengono respinte riguardano:

• orari di inizio (00:00) e fine  missione (23:59) lasciando quindi quello del sistema, si chiede in fase di richiesta di rimborso, di controllarlo in quanto il Regolamento prevede:

1. La durata della missione deve essere limitata al tempo strettamente necessario per l’esecuzione della prestazione di servizio, come previsto dal D.P.R. 3 agosto 1990, n.319 e s.m.i. (Appendice n. 1).
2. Ai fini del calcolo della durata della missione si considera il tempo compreso tra l’ora di partenza dalla sede di lavoro e l’ora di rientro nella predetta sede. E’ ammissibile la partenza o l’arrivo dal luogo di residenza solo se questa risultasse essere più vicina al luogo della missione e comunque quanto è economicamente più conveniente per l’Università.

• CONGR: manca l'attestato di partecipazione

• ALBER: per evitare richieste di integrazioni al documento rilasciato (scontrino elettronico) può essere richiesta al gestore l'emissione della fattura in cui vengono riportati esattamente date del pernottamento, nominativo e importo. DEVE essere intestata all'interessato NON al Dipartimento. Qualora si tratta di doppia o matrimoniale ma USO singola deve essere specificato.

• INKM2: se si tratta di missioni di più giorni i km devono essere divisi nelle rispettive date di percorrenza non devono essere attribuiti tutti ad un singolo giorno, così come le altre spese devono essere attribuite nelle rispettive date di sostenimento.

• il formato dei giustificativi SOLO ed esclusivamente PDF/A come già comunicato in precedenza, questo per rispettare la normativa AGID legata alla conservazione dei documenti.

• Se nel progetto ci sono VINCOLI devono essere segnalati nelle note nella richiesta di rimborso, indicando il numero corrispondente in modo che l'operatore possa imputare la spesa a quello, in caso contrario l'importo non verrà scalato e graverà sul "progetto padre"

In mancanza dei requisiti richiesti le missioni saranno obbligatoriamente respinte, comportando di conseguenza tempi più lunghi per la liquidazione.

Informo inoltre che prossimamente potreste ricevere una notifica da helpdesk missioni che riguarda l'avvenuta conservazione dei documenti  (anche per le missioni liquidate lo scorso anno) significa che non è più obbligatoria la conservazione dei giustificativi cartacei conservati dal dipendente, come comunicato dal Direttore Generale in osservanza di quanto disposto dal legislatore in materia di innovazione e digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.